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福田留美さんのルミエール・メールマナー講座

みなさんこんにちは、アドバイザの福田留美です。現代では、メールはコミュニケーションツールの一つ、「今さらメールマナーなんて…」とお思いの方もいらっしゃるでしょう。しかし、このメール一つで出会いを逃してしまうこともあります。どんなメールが相手に良い印象・悪い印象を与えるのか、メールを書くのに悩んだときは、是非こちらのLessonを参考にして下さいね。

始まりは「あいさつ」から


メール交換はお相手との出会いの第一歩です。この先、お付き合いに結びつくかつかないかも最初のメールで決まります。挨拶はコミュニケーションの基本です。たとえメールであっても、最低限の礼儀は必要。まずは、「初めまして」「こんにちは」「こんばんは」などの挨拶から始めましょう。挨拶が出来ない人は好印象を与えません。また、メールを申し込む際は、「よろしくお願いします」をつけるとより丁寧でGoodです。

初めてのメールに是非書きたいこと


初めてのメールを出すときに、「プロフィールを見てもらってよかったら返事を下さい」と書くのは簡単。たくさんのメールを頂いているお相手にとって全てのプロフィールをわざわざ見にいくのは大変なこと。自分の事を知ってもらいたいなら、簡単な自己紹介をしましょう。ただし、長すぎたり自慢話になるような事はNG。長くても2~3行程度が理想的です。まずは自分に興味を持ってもらうこと!これを念頭におきましょう。
自己紹介で安心してはいけません。自分の事だけ喋っている人というのはあまり印象がよくないですよね。自己紹介の後は「○○さんの・・・・・という考え方に魅力を感じました」など、なぜメールをしたのか、お相手のどんな所に惹かれたのかという理由を書きましょう。自分がメールをもらったときの事を考えてみて下さい、自分の考えや思いに共感してくれることは嬉しいはずです。たくさんの人とメールして出会いのきっかけが欲しいという気持ちは皆同じ。だからといって、誰にでも送れるようなメールの内容ではお相手からの返事はもらえませんよ。

初めは丁寧な言葉使いで


最初から馴れ馴れしい話し言葉はNGです。初対面の人に話しかけるときにいきなりタメ口で話しかける人はいませんよね。たとえ年下であっても最初は「・・・です。・・・ます。」と書くようにしましょう。
メールでは人物の雰囲気や表情が伝わりにくいことや、無用な誤解を招かないよう親しくなるまでは丁寧な言葉遣いを心がけるようにしましょう。
数回のメールのやり取りの後、少し親しくなったかなと思ったら「そろそろ敬語で話をするのはやめませんか?」「もっと気楽に話しませんか?」など気軽に誘ってみましょう。

メールを続けて、親しくなるには?


せっかくメールを始められてもすぐに終わってしまう、会話が続かない、そう思うことはありませんか。会話をもっと楽しく盛り上げるためにはどうすれば?親しくなるためのメールのコツをつかみましょう。
① 相手につまらない印象を与えない。
 共通の話題となること、共感できることをメールしましょう。そのためにはまず相手のプロフィールをよく見て分析すること。相手がどんな人(性格)なのか、趣味や好きなもの・嫌いなもの、職業、居住地、結婚観などから自分との共通点や共感できることを見つけて話題にしましょう。
 相手の事が知りたいからと言って質問ばかりではいけません。あれこれ質問されるばかりではお相手も疲れてしまいます。お相手から自然と話が出てくるような話題の提供をするように心がけましょう。また、逆に自分の話ばかりするのもよくありません。相手からの返事のメールをよく読んで相手の反応に答えたり、相手の質問に答えることも大切です。
 相手の事を褒めること、時には相手の考えに同調することも親しくなるコツです。「○○について努力されているのですね。」「●●のことに共感できる。」というように、褒められたり、自分の考えを認めてくれることは嬉しいものです。
 自分の考えを完全否定する、価値観を押し付ける、会社や人の陰口・愚痴ばかりを言う人は、心が狭い印象を与えますし、自分を否定する人と親しくなろうという気はおきません。
② メールの返信頻度とメールの長さに気をつけて。
 メールの頻度や長さについては、十人十色。その人によってケースバイケースで変わります。もしあなたの方からメールを申し込んだのであれば、極力お相手に合わせるようにしましょう。どうしても難しい場合は、最初に一言相手にことわっておきましょう。
 一日に何通もメールのやり取りが出来る場合は、一言二言、一行程度のメールでも構いませんが、毎日のメールが難しい場合にはそれなりのボリュームを書かないと会話がいつまでたっても先に進みません。もちろんのんびりペースの人、メールが得意でない人もいますので、一概に「これが正しい」とは言い切れないのですが、基本、メールの頻度と長さは反比例すると心に留めておきましょう。
 また、相手の返事が来る前に何通も送ったり、極端に長いメールを送るのも相手にプレッシャーを与えますので避けたいものです。一文が長くなるのも読みづらいので、一つの文は50文字くらいが望ましいです。

これをするのはマナー違反です!


① 会いましょうや個人情報を書く
最初のメールやメールを始めて間もないうちにいきなり会うことを要求するのはNGです。
ネットでの出会いに不安や恐い感じる人はまだまだいらっしゃいます。メールを通じて自分がどんな人物なのか、信頼できる人ということを分かってもらうことが重要です。
また、本名を名乗ったり、メールアドレスを書いたりするなど、いきなり個人情報を書いてしまうのもNGです。あなたは良くても、相手は、自分も教えなければいけないのだろうかとプレッシャーを与え、ネットでの出会いを不安にさせる要因となります。また自己中心的な印象も与えかねません。
例えば、電車でたまたま一緒になった見ず知らずのどんな人かもわからない人にいきなり「携帯アドレス教えて下さい」と言われたらどう思うでしょうか。普通はどんな人かもわからない人に個人情報を教えないですよね。
ルミエールでは、お相手に個人情報を公開しなくてもいいよう、専用のピュアメールをご用意させて頂いていますので、お互いに親しくなるまではピュアメールを利用するようにしましょう。
② 返信のメールをしない
お相手からメールを頂いたら、良いお返事・お断りのお返事に関係なく必ず返事をしましょう。
メールへの返事をしないということは、実際の会話に例えるなら「話しかけられたのに無視する」のと同じこと。勇気を持って話しかけた(メールした)のに無視されたらどんな気持ちがするでしょうか。
断るのが苦手、何て言って断ったらいいかわからないという方は、定型文もご用意していますので、誠意ある対応に努めましょう。

お疲れ様でした!以上で、Lessonは終了です。

メールも会話も、相手のことを考えて話を続けていくことが大切。会話のキャッチボールは自分ひとりのペースではうまくいかないものです。メールの場合は特に相手の表情も声もわからないため、通常の会話よりいっそうの慎重さと相手を思いやる、相手の気持ちを想像することが重要です。最初のうちは、うまくいかないかもしれません。悩んだときは、自分のメールをよく読み返してみましょう。糸口が見つからないときはもう一度このメールマナー講座を復習してみて下さいね。


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